Każdego dnia urzędy w całym kraju zmagają się w zakresie swojego funkcjonalnego działania z kwestiami udostępniania danych. Jedną z głównych przesłanek służącą do dzielenia się informacjami przez jednostki publiczne z interesantami są przepisy dotyczące dostępu do informacji publicznej.
Zasady dostępu do informacji publicznej reguluje ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020, poz. 2176) (dalej Ustawa). Ustawa precyzuje konstytucyjny zapis art. 61 o prawie obywateli do informacji o działaniach władz publicznych. Z zapisu tego jasno wynika, że obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. W ust 2 art. 61 Konstytucja RP doprecyzowuje, że prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu.
Jeżeli chodzi o ograniczenie prawa, o którym mowa w ust. 1 i 2 art. 61 Konstytucji RP to może nastąpić wyłącznie ze względu na określone w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa. Tryb udzielania informacji został określony w Ustawie.
Ustawa nakazuje organom władzy państwowej (i innym podmiotom) udostępniać każdą informację o sprawach publicznych tj. informację publiczną. Wyjątek stanowią informacje niejawne. Zgodnie z ustawą prawo do informacji publicznej przysługuje każdej osobie i obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania takiej informacji, zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych. Na prawo do informacji publicznej składają się uprawnienia do:
- uzyskania informacji publicznej, w tym informacji przetworzonej,
- wglądu do dokumentów urzędowych,
- dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów.
Dostęp do informacji publicznej odbywa się:
- na wniosek o dostęp do informacji publicznej osoby zainteresowanej;
- poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej;
- wglądu do dokumentów urzędowych w siedzibie danego urzędu;
- udostepnienia w formie ustnej lub telefonicznej, jeśli istnieje taka możliwość.
Informacje publiczne udostępniane w sposób, o którym mowa powyżej, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji, danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia. Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.
Jeżeli chodzi o termin udostępnienia informacji publicznej na wniosek, to udostepnienie takie powinno nastąpić niezwłocznie, natomiast nie później niż 14 dni od dnia złożenia wniosku. Zaś w związku z obiektywnymi czynnikami uniemożliwiającymi spełnienie powyższego terminu, urząd może przedłużyć termin udzielenia informacji publicznej o kolejne dwa miesiące, udzielając wnioskodawcy pełnej informacji o powodach takiej zwłoki.
W niektórych przypadkach urząd może ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, wówczas to podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom informując o tym fakcie wnioskodawcę w terminie 14 dni od złożenia wniosku.
Odmowa udzielenia informacji może nastąpić ze względu na jej niejawność (np. ochrona danych osobowych, prawo do prywatności, tajemnica państwowa, służbowa, skarbowa), a także jeśli nie ma przesłanek do uznania, że przetworzenie informacji w zakresie wskazanym we wniosku jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Odmowa następuje zgodnie z art. 16 Ustawy w formie decyzji administracyjnej. Do decyzji stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni. W razie odmowy udostępnienia informacji, wnioskodawca możne się zwrócić ze skargą do sądu administracyjnego korzystając z uprawnienia ujętego w art. 21 Ustawy.
Relacje między prawem do ochrony danych osobowych a prawem dostępu do informacji publicznej określone zostały w art. 86 RODO. Przepis ten mówi, że dane osobowe zawarte w dokumentach urzędowych, które posiada organ lub podmiot publiczny lub podmiot prywatny w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, mogą zostać przez ten organ lub podmiot ujawnione zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlegają ten organ lub podmiot, dla pogodzenia publicznego dostępu do dokumentów urzędowych z prawem do ochrony danych osobowych na mocy niniejszego rozporządzenia. Jednocześnie w motywie 154 RODO także wspomniano o konieczności pogodzenia przepisów krajowych w zakresie publicznego dostępu do dokumentów urzędowych i ich powtórnego wykorzystania. Dane osobowe zawarte w dokumentach urzędowych, które posiada organ lub podmiot publiczny lub podmiot prywatny w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, mogą zostać przez ten organ lub podmiot ujawnione zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlegają ten organ lub podmiot, dla pogodzenia publicznego dostępu do dokumentów urzędowych z prawem do ochrony danych osobowych na mocy niniejszego rozporządzenia.
Zatem przetwarzania danych osobowych w kontekście dostępu do informacji publicznej za każdym razem wymaga ważenia tych dwóch praw przy pomocy art 5. ustawy o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z ust 2 art. 5 Ustawy, prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa. W związku z powyższym, za każdym razem gdy urząd rozpatruje czy udostępnić wnioskowane dane, które są w jego posiadaniu, powinien ocenić czy dane informacje mieszczą się w zakresie definicji informacji publicznej, o której mowa w Ustawie, a jednocześnie czy nie ma do czynienia z narzuconymi Ustawą ograniczeniami w postaci naruszenia prywatności osób fizycznych. Urząd powinien pamiętać, że udostępnianie danych osobowych zawartych w dokumentach urzędowych podlega przepisom RODO.
Autor: Radosław Aniszczyk